Conditions Générales de Services – Indigo Legal

Conditions Générales de Services fournis par Indigo Legal (“CGS”):

v.1.0 de CGS – © INDIGO LEGAL – effectif à partir du 01/04/2015

CHAMPS D’APPLICATION

Les présentes Conditions Générales de Services (ci-après abrégé en “CGS”) sont applicables à toutes les prestations confiées à un ou plusieurs avocats-juristes travaillant chez ou au nom de INDIGO LEGAL (ci-après abrégé en «IL» ou «nous /nous») et qui sont offertes aux clients. Elles s’appliquent à ses associés, collaborateurs, personnel et étudiants-stagiaires et toutes les personnes qui collaborent avec  nous. Chaque fois qu’un client fait appel aux services de IL, il est réputé connaître et accepter les présentes termes et conditions sans réserve. Une copie complète de ces CGS (ou toute version ultérieure) peut être obtenue par le client sur simple demande écrite à IL. La publication éventuelle de ces CGS de sur tout support public (comme un site web de IL) est en tant que telle pas une condition légale afin que ces CGS deviennent applicables/exécutoires à l’égard d’un client spécifique. Ce CGS s’appliquent aussi longtemps que IL preste les services demandés et que ces services produisent des effets. Des termes et conditions générales ou d’achats supplémentaires ou conflictuelles qui émanent du client, ne seront applicables qu’après l’approbation explicite, écrite et préalable par IL. Sous réserve de la publication ou de la communication d’une nouvelle version des présentes CGS provenant de IL, sous quelque support que ce soit, elles seront applicables à toutes les relations futures entre les parties. Toute modification de ou dérogation à ces CGS requiert l’approbation écrite et expresse par IL.

RELATION CONTRACTUELLE ENTRE LE CLIENT ET INDIGO LEGAL

Si un client accepte de confier une tâche à un avocat particulier de INDIGO LEGAL, le contrat est réputé exister entre le client et le bureau IL y compris au cas où l’intention expresse ou tacite est que la mission soit effectuée par une personne physique spécifique. IL peut attribuer des instructions ou affaires à chaque avocat/juriste qui fait partie ou coopère avec nous. IL peut également remplacer un juriste/avocat par un autre sans que le client ait droit à s’opposer contre cette décision. IL peut selon sa propre discrétion et dans l’intérêt de une offre complète de services professionnels, engager et sous-traiter certaines tâches à d’autres tiers soigneusement sélectionnés, tels que des experts techniques ou d’autres avocats/conseillers nationaux ou étrangers, qui ne font pas partie du cabinet IL, pour l’exécution de tâches spécifiques.

Toutefois, même si cela en tant que tel ne constitue absolument pas une condition préalable afin de démarrer ses services juridiques payables pour un client, IL conserve à sa seule discrétion le droit de demander au client d’accepter ou de signer une lettre d’engagement écrite/email permettant de clarifier des spécifications supplémentaires quant à la relation contractuelle et/ou à une instruction spécifique.

IL fournit ses services sur mesure exclusivement pour le bénéfice du client demandeur; des tiers ne devraient pas s’en fier, ni peuvent-ils se prévaloir d’un droit quelconque quant au travail effectué et aux résultats obtenus pour le client.

CONFLITS D’INTERET

Avant d’accepter des instructions,  INDIGO LEGAL et le client effectueront à la fois  leurs meilleurs efforts afin de vérifier et de communiquer les uns aux autres l’existence de conflits d’intérêts potentiels qui empêcheraient effectivement d’agir pour le client, ceci avant le commencement initial des services par IL.

COMMUNICATION – ÉCHANGE D’INFORMATIONS

Les tâches ou instructions pour INDIGO LEGAL sont dans leur essence à transmettre et/ou à confirmer par écrit, à moins qu’une autre forme de coopération plus flexible ne se soit installée (p.ex. échange par téléphone, par e-mail ou en réunion; monitorage ou mises à jour périodiques dans un dossier; alertes juridiques, etc). Le client accepte expressément les risques liés à la communication par voie électronique, en particulier en ce qui concerne les erreurs ou omissions éventuelles, l’interception, la corruption, perte, retard ou de transmission de virus. Le client tient IL couvert et le garantit contre les dommages résultant des présentes. Néanmoins, IL et le client peuvent explicitement convenir d’une mise en œuvre de mesures spéciales de sécurité pour la communication et l’échange d’informations, telles que l’utilisation du cryptage, les signatures numériques ou timbres de temps.

Le client accepte de fournir de IL avec tous les renseignements et conseils utils et nécessaires à la fourniture des services. Le client engage à fournir toutes les données et informations étayées, le cas échéant, par des documents. Le client est responsable de l’exactitude, l’exhaustivité et la fiabilité des informations fournies  à IL par lui/elle ou à son nom. Le client comprend qu’une prestation efficace et effective des services dépend de la complétude et l’exactitude des informations fournies.

ÉCHÉANCIER POUR LA PRESTATION DES SERVICES JURIDIQUES

INDIGO LEGAL engage des efforts raisonnables pour fournir ses services dans un délai de temps raisonnable. Toute estimation à cet égard est non-contraignante et ne constitue pas un délai formel, sauf accord contraire entre IL et le client.

En cas de termes spécifiquement convenus, IL s’engage à faire des efforts raisonnables pour parvenir à ces échéances. IL ne peut pas être tenu responsable en cas de dépassement des limites de temps du au client, des tiers ou en cas de force majeure.

MODIFICATION CONTRACTUELLE DE L’EXÉCUTION

Si, après l’accord a été conclu, l’exécution de cet accord est devenu plus compliqué et onéreux, en raison de circonstances imprévues, IL est en droit de suspendre l’exécution de l’accord ou d’adapter ses obligations en conséquence.

DROITS DE PROPRIÉTÉ (INTELLECTUELLE) RELATIFS AUX DOCUMENTS

IL conserve tous les droits d’auteur et autres droits de propriété quant à ses conseils, la documentation et d’autres informations fournies au client, sauf convention contraire expresse entre IL et le client. Les avis, opinions, des documents écrits, etc. provenant INDIGO LEGAL sont en principe légalement protégés par la propriété intellectuelle et ne peuvent être utilisés ou reproduits qu’avec l’accord préalable, écrit et explicite de IL. Les documents susmentionnés sont uniques à des situations spécifiques et ne peuvent pas être simplement transposés ou appliqués à d’autres situations ou d’autres personnes, sans une nouvelle analyse par IL.

Le client peut faire des reproductions de ces informations pour son propre usage interne, mais peut ne pas les transmettre à des tiers sans le consentement préalable et écrit de IL. Tout conseil ou document contractuel envoyé au client par IL devrait être considérés comme une version provisoire à des fins de discussion seulement et le client accepte de ne pas les divulguer ou compter sur ces projets de versions, sauf là où IL indique clairement que le document est livré dans sa version finale.

RESPONSABILITE

La responsabilité contractuelle et non contractuelle de INDIGO LEGAL, y compris de tous les juristes/avocats qui travaillent au sein IL ou des juristes/avocats agissant au nom de IL, et pour tout dommage prouvé revendications matérielles, causées par et découlant d’un acte ou de négligence (grave) à l’égard du client, devra en tout cas et dans la totalisation ne pas dépasser le montant de la couverture fournie par l’assureur de responsabilité professionnelle de IL (le montant applicable pouvant au cas par cas avoir été avisé par IL au client à sa première demande) ou en l’absence de celui-ci le montant des dommages réels et directs au plus bas i) du total des honoraires facturés à et effectivement versés par le client pour la pièce pertinente de l’instruction ayant causée le dommage, ou bien ii) du montant maximum de 10.000 EUR (ou son équivalent converti en monnaie locale). Une telle limitation ou exclusion de responsabilité ne s’applique pas en cas de dommages ou pertes résultant de la faute intentionnelle, fraude ou fausse déclaration frauduleuse de la part de IL.

En aucun cas, IL ne sera responsable de tout de ce qui suit, même si elle a été informé au préalable de leur éventualité: des dommages consécutifs indirects ou économiques, la perte de clients/goodwill, la perte de production, perte de temps, perte d’économies anticipées, la perte ou de profits ou manque à gagner de revenus, dommage moral ou dommage à la réputation, la perte ou l’endommagement de données ou la perte d’opportunités commerciales.

IL n’accepte aucune responsabilité pour les pertes ou dommages résultant de l’acceptation ou non-réception, ou l’utilisation ou la non-utilisation de communications électroniques ou des documents envoyés par elle.

Sauf accord contraire, IL est pas responsable des services qui sont fournis par des tiers et qu’elle a demandé. IL ne sera en aucun cas être tenu responsable des actes ou omissions de tiers ou pour des limitations de responsabilité imposée par ces tiers, si l’intervention des tiers a été demandé ou accepté par le client.

Le client sauvegarde IL et tous les juristes/avocats travaillant au sein du cabinet ou des agents tiers agissant au nom de IL, contre toute réclamation d’un tiers résultant de la fourniture de services par IL pour le client.

HONORAIRES ET DÉPENSES POUR LA FOURNITURE DES SERVICES

Les honoraires pour les services rendus par INDIGO LEGAL sont généralement basés sur des taux horaires standardisés, en tenant compte de la nature, de la complexité et de l’urgence de la question et l’ancienneté / expérience individuelle d’un juriste/avocat dédié au client. Toute estimation des frais en ce qui concerne l’effort de temps nécessaire à la fourniture des services est faite de bonne foi et considérée comme non-contraignante, sauf accord contraire entre IL et le client. Cependant le cas échéant, IL essayera d’informer le client en temps utile si une estimation des frais menace d’être dépassée considérablement avant l’achèvement même de l’instruction. Toute estimation des honoraires prévus par IL, sont hors TVA, sauf indication contraire communiquée.

Différent des autres entreprises, nos taux des frais horaires comprennent les coûts normaux, tels que le coût pour le travail de secrétariat et de frais administratifs généraux/ de bureau et des TIC.

Les frais ou débours supplémentaires spécifiques, payés ou engagés pour le compte de clients, sont facturés séparément au coût réel en plus de nos honoraires professionnels. Elles incluent, mais ne sont pas  limités à des frais judiciaires, les formalités de procédure, huissiers, notaires, experts, avocats étrangers, l’enregistrement des documents, droits de timbre ou autres taxes ou frais, courriers/services postaux, les frais de traduction, le transport, les frais de déplacement, de photocopie, la recherche dans les bibliothèques externes, etc. IL peut également facturer pour le temps passé sur une consultation introductive (par exemple par téléphone) et sur la recherche juridique ou autre préalable nécessaire pour préparer une estimation des frais précis. 

FACTURATION

Sauf accord contraire entre le client et INDIGO LEGAL, IL facture ses services et les coûts sur la base de ses taux habituels, qui sont adaptées de temps à autre en fonction de l’évolution des prix du marché, sans qu’IL ne doive fournir une notification de ces changements à l’avance. IL se réserve le droit de demander le paiement d’une provision d’honoraires/frais avant la prestation des services.

Toute réclamation relative à une facture doit être adressée par lettre recommandée IL endéans les huit jours à compter de la date de la facture. En l’absence de ce qui précède, la facture est réputée irrévocablement acceptée.

Si le client applique une procédure interne de bons d’achat (PO), il doit en avertir IL de manière proactive avant/au début de chaque instruction en communiquant le numéro de PO correcte. Toute communication tardive des numéros PO après l’émission de la facture par IL ne sera pas opposable à IL.

PAIEMENT

Tous les montants dans les factures émises par INDIGO LEGAL sont payables, sans  aucune  réduction non-autorisée ni déduction des frais de paiement bancaire, au siège social de IL ou sur le compte bancaire indiqué sur la facture. Le paiement du montant est dû en euros et sera reçu net (sans aucun frais pour IL comme bénéficiaire) et au taux de conversion monétaire/bancaire officielle à la date de paiement.

En cas de défaut de paiement, des intérêts de retard deviennent exigibles de plein droit et sans préavis, conformément à la Loi belge du 2 Août 2002 à partir de la date de la facture, ainsi qu’une indemnité additionnelle (qui s’élève à un pourcentage minimum du montant de la facture). Plus précisément, et sauf accord différent par écrit par IL, IL applique actuellement les conditions strictes de paiement pour chaque facture, comme suit:

• en cas de retard de paiement un intérêt moratoire de 10% par an est automatiquement dû sur toutes les sommes qui ne sont pas payées endéans les 15 jours calendaires après la date de la facture
• en cas de recouvrement une indemnité forfaitaire pour les frais d’administration de 10% sur le montant de la facture est due avec un minimum de 200,- EUR et des conditions spéciales spécifiquement alloués (comme p.ex. escompte de paiement) ne seront plus d’application
• tous les droits et actions relatives à la prestation de nos services relèvent de la compétence exclusive des tribunaux néerlandophones à Bruxelles et sont régies par le droit belge

Les coûts relatifs au paiement ou à l’échange de devises seront supportés par le client.

GESTION DE LA QUALITÉ

INDIGO LEGAL envisage à tout moment de fournir les services juridiques de la plus haute qualité, adaptés aux besoins spécifiques du client. Si à un moment précis le client estime que les services peuvent être améliorés,  IL traitera ses préoccupations avec  soin et attention, dès que raisonnablement possible après avoir été informé de celle-ci.

CONFIDENTIALITÉ

Les juristes d’INDIGO LEGAL ou les avocats qui agissent pour IL sont tenus au secret professionnel. Tout le travail que nous entreprenons pour le client est traité de façon strictement confidentielle et nous ne divulguons aucune information confidentielle. Nous traitons de manière strictement confidentielle toute documentation confidentielle qu’un client nous fournit. Toutes les lettres, recommandations, procédure papiers, etc., sont transmis par IL à ses clients sous la condition expresse que le client respecte cette confidentialité.

Le client ne peut transmettre les documents mentionnés ci-dessus et leur contenu à des tiers qu’avec consentement écrit préalable explicite de IL. Pourtant des exceptions à l’obligation de IL  à ne pas divulguer ces informations confidentielles, peuvent exister quand:

• elle est expressément tenue par la loi applicableoudes règles professionnelles éthiques à le faire; il est nécessaire de divulguer de telles informations suite à des procédures judiciaires ou d’arbitrage, ou lorsque nous sommes obligés à faire en sorte par les autorités administratives ;
• le client autorise la divulgation;
• l’information est déjà dans le domaine public;
• la divulgation est faite à d’autres conseillers du client impliqués de le contexte d’une affaire relative à l’objet des services;
• la divulgation est faite à un autre cabinet d’avocats dans l’intérêt d’une offre complète de services professionnels.

Sauf demande contraire et explicitement requise par le client, IL peut utiliser le nom du client comme référence pour ses propres fins de marketing.

IDENTIFICATION DU CLIENT

Le client reconnaît et accepte que   INDIGO LEGAL est obligé par la Loi belge du 11 Janvier 1993 (telle que modifiée) relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, de remplir les obligations imposées en particulier en ce qui concerne la vigilance à l’égard de ses clients et le rapportage, pour les autorités créées à cet effet, de tout soupçon de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme.

Le client reconnaît aussi que cette loi peut contraindre  IL à identifier ses clients. Le client doit fournir son assistance pleine dans ce domaine tel que prescrit par la loi. Le client devra fournir à tout moment à IL des informations d’identification exacte et complète, y compris l’identité de ses propres clients ou les propriétaires économiques. IL se réserve le droit de ne pas commencer la fourniture des services sans avoir obtenu de telles informations.

PROTECTION DES DONNÉES ET VIE PRIVÉE

INDIGO LEGAL et le client respecteront la législation applicable sur la protection des données lors du traitement des données personnelles à la suite d’une mission confiée à IL. En particulier, ils garantissent qu’ils ont obtenu la permission de les communiquer et qu’ils vont traiter ces données uniquement à des fins liées à la mission et dans la mesure nécessaire à ces fins. IL et le client s’engagent également à ne pas transmettre ces données à des tiers, sauf si requis par la loi ou autorisée par l’autre. Les personnes identifiées ont le droit d’accéder à leurs données personnelles et de demander la rectification ou la suppression lorsque ces données sont inexactes, incomplètes ou non pertinentes en envoyant une demande écrite, datée et signée.

INVALIDITÉ

Si une disposition ou partie d’une disposition des présentes CGS devrait être déclarée nulle ou non inapplicable, cela ne doit pas affecter la validité des dispositions restantes.

JURIDICTION – LOI APPLICABLE

La relation entre INDIGO LEGAL  et le client est régie exclusivement par le droit belge, sans application de ses règles de conflits de lois. Les parties peuvent d’abord essayer de chercher à trouver des solutions à l’amiable pour tout différend. En cas de litige non résolu, les  tribunaux néerlandophones de Bruxelles (Belgique) seront exclusivement compétents. IL gardera toutefois le droit d’engager une procédure devant les tribunaux locaux de l’endroit de la résidence ou le siège social du client.

En tout cas, toute action contre IL devient prescrite si le tribunal compétent n’a pas été saisi endéans les douze mois après que le client prend connaissance des faits sur lesquels son action est fondée ou endéans les douze mois à partir du moment où le client peut raisonnablement être réputé avoir obtenu connaissance de ces faits.

 

(source: www.indigolegal.eu – Conditions Générales de Services)